Een nieuwe medewerker begint en er moeten documenten worden verzameld, accounts worden aangevraagd en gegevens worden vastgelegd. Een collega meldt zich ziek, iemand anders vraagt verlof aan en ondertussen wil het management weten hoeveel personeel er eigenlijk in dienst is. Zolang een organisatie klein is, kun je veel van die werkzaamheden nog oplossen met spreadsheets, e-mail en losse documenten.
Naarmate het aantal medewerkers groeit, wordt dat steeds lastiger. HRM-software brengt personeelsgegevens en HR-processen samen in één systeem. Daardoor hoef je informatie minder vaak handmatig over te nemen en krijgen HR, managers en medewerkers sneller toegang tot de gegevens die zij nodig hebben.
In het kort
- HRM-software brengt personeelsgegevens en HR-processen samen in één omgeving.
- Een HRM-systeem kan onder meer personeelsdossiers, verlof, verzuim, contracten en HR-workflows ondersteunen.
- Automatisering voorkomt dat HR steeds dezelfde administratieve handelingen uitvoert.
- Vooral bij groei, meerdere locaties of veel handmatige administratie wordt een personeelssysteem interessant.
- Niet ieder bedrijf heeft dezelfde HR-software nodig: bepaal eerst welke processen je daadwerkelijk wilt verbeteren.
- Let bij selectie ook op integraties, gebruikersrechten, selfservice en toekomstige groei.
Wat is HRM-software?
HRM-software is bedrijfssoftware voor het beheren en ondersteunen van Human Resource Management. In een HRM-systeem worden gegevens en processen rondom medewerkers centraal vastgelegd. Denk aan persoonsgegevens, arbeidscontracten, verlof, verzuim, documenten, opleidingen en andere informatie die gedurende het dienstverband ontstaat.
De termen HR-software, HR-pakket, personeelssysteem en personeelssoftware worden vaak voor vergelijkbare oplossingen gebruikt. De precieze mogelijkheden verschillen wel sterk per leverancier. Een eenvoudig systeem richt zich bijvoorbeeld vooral op personeelsadministratie, terwijl uitgebreidere HRM-software ook recruitment, onboarding, performance management, opleidingen en rapportages ondersteunt.
Wat doet HRM-software in de praktijk?
De belangrijkste functie van HRM-software is voorkomen dat personeelsinformatie verspreid raakt over losse bestanden en systemen. Een medewerker krijgt één digitaal profiel waarin bijvoorbeeld contractgegevens, documenten, functie, afdeling en verlofsaldo worden bijgehouden.
Daardoor ontstaat één centrale plek voor de personeelsadministratie. HR hoeft niet meer in verschillende mappen te zoeken naar een contract, managers kunnen binnen hun rechten informatie over hun team bekijken en medewerkers kunnen bepaalde gegevens zelf aanpassen.
Van indiensttreding tot uitdiensttreding
Een goed HRM-systeem ondersteunt niet alleen de huidige personeelsgegevens, maar kan de hele medewerkerscyclus volgen. Bij indiensttreding kunnen bijvoorbeeld onboardingtaken automatisch worden aangemaakt. Tijdens het dienstverband worden verlof, wijzigingen, beoordelingen en documenten vastgelegd. Bij uitdiensttreding kan een vaste workflow ervoor zorgen dat belangrijke administratieve stappen niet worden vergeten.
HR-software wordt daarmee minder een digitaal archief en meer een systeem waarmee terugkerende HR-processen worden georganiseerd.
Welke HR-processen kun je automatiseren?
Een belangrijk voordeel van HRM-software is dat je HR-processen kunt automatiseren. Dat betekent niet dat HR volledig automatisch wordt uitgevoerd. Vooral terugkerende administratieve stappen kunnen door het systeem worden overgenomen.
Denk bijvoorbeeld aan:
- automatisch doorsturen van verlofaanvragen naar de juiste manager;
- herinneringen wanneer een contract bijna afloopt;
- onboardingtaken aanmaken voor nieuwe medewerkers;
- documenten automatisch laten ondertekenen of goedkeuren;
- medewerkers herinneren aan ontbrekende gegevens;
- wijzigingen doorzetten naar gekoppelde systemen;
- standaardrapportages automatisch beschikbaar maken;
- taken starten wanneer iemand uit dienst gaat.
Hiermee voorkom je dat processen afhankelijk worden van losse agenda-items of dat iemand eraan moet denken om een volgende stap uit te voeren.
Welke functies zitten in een HRM-systeem?
De HRM-softwarefuncties verschillen per pakket. Het is daarom belangrijk om niet alleen te zoeken naar “de beste HRM-software”, maar vooral naar functionaliteiten die aansluiten op je eigen processen.
Digitaal personeelsdossier
Een digitaal personeelsdossier brengt documenten en personeelsgegevens op één plek samen. Denk aan arbeidsovereenkomsten, functiewijzigingen, correspondentie, certificaten en andere documenten.
Met gebruikersrechten bepaal je vervolgens wie welke informatie mag bekijken of aanpassen. Dat is belangrijk omdat een personeelsdossier gevoelige persoonsgegevens bevat.
Verlofregistratie
Met verlofregistratie software kunnen medewerkers zelf verlof aanvragen en zien hoeveel dagen zij nog beschikbaar hebben. Managers krijgen de aanvraag automatisch binnen en kunnen deze goed- of afkeuren.
Na goedkeuring wordt het saldo bijgewerkt. Hierdoor hoeft HR minder aanvragen via e-mail te verwerken of handmatig verlofdagen in spreadsheets bij te houden.
Verzuimregistratie
Ook verzuimregistratie software kan onderdeel zijn van een HRM-pakket. Hiermee leg je ziekmeldingen en herstelmeldingen vast en krijg je inzicht in bijvoorbeeld verzuimfrequentie en verzuimduur.
Afhankelijk van de software kunnen ook workflows worden gestart rond langdurig verzuim. Daarbij blijft het belangrijk dat het systeem rekening houdt met privacy en dat alleen bevoegde medewerkers toegang krijgen tot gevoelige informatie.
Employee selfservice
Bij Employee Self Service kunnen medewerkers bepaalde HR-zaken zelf regelen. Ze kunnen bijvoorbeeld persoonsgegevens wijzigen, een document downloaden, verlof aanvragen of hun dossier bekijken.
Dat verlaagt de administratieve druk op HR. Een adreswijziging hoeft dan bijvoorbeeld niet eerst per e-mail binnen te komen en vervolgens door een HR-medewerker in een ander systeem te worden ingevoerd.
Wat zijn de voordelen van HRM-software?
De voordelen van HRM-software zitten vooral in minder handmatige administratie en meer overzicht. Dat wordt belangrijker zodra meerdere medewerkers betrokken raken bij HR-processen.
Een centraal HRM-systeem kan onder meer zorgen voor:
- minder dubbele invoer;
- één actuele versie van personeelsgegevens;
- minder losse spreadsheets en documenten;
- snellere HR-processen;
- meer selfservice voor medewerkers;
- duidelijkere verantwoordelijkheden;
- betere rapportages over personeel;
- minder kans dat taken of deadlines worden vergeten.
Het grootste voordeel zit vaak niet in één spectaculaire functie. Het is juist de combinatie van veel kleine handelingen die niet langer telkens handmatig hoeven te worden uitgevoerd.
Wanneer heb je HRM-software nodig?
Er bestaat geen vast aantal medewerkers waarbij een bedrijf ineens een HRM-systeem moet aanschaffen. Een organisatie met twintig medewerkers en ingewikkelde contracten kan eerder behoefte hebben aan HR-software dan een bedrijf met vijftig medewerkers en relatief eenvoudige processen.
Er zijn wel duidelijke signalen dat de huidige werkwijze niet meer goed schaalbaar is. Bijvoorbeeld wanneer personeelsgegevens over meerdere spreadsheets en mappen verspreid staan, HR veel tijd kwijt is aan standaardvragen of verlof en verzuim handmatig moeten worden bijgehouden.
Ook deze situaties kunnen aanleiding zijn om naar een HRM-systeem te kijken:
- het personeelsbestand groeit snel;
- meerdere managers voeren HR-taken uit;
- medewerkers werken op verschillende locaties;
- documenten zijn moeilijk terug te vinden;
- contractdeadlines worden handmatig bewaakt;
- dezelfde gegevens worden in meerdere systemen ingevoerd;
- managementinformatie kost veel tijd om samen te stellen;
- medewerkers zijn afhankelijk van HR voor eenvoudige wijzigingen.
De vraag is dus niet alleen hoeveel medewerkers je hebt. Kijk vooral naar hoeveel tijd en complexiteit de huidige HR-processen veroorzaken.
Is HR-software ook interessant voor het mkb?
HR-software voor het mkb hoeft niet hetzelfde te zijn als het uitgebreide HR-landschap van een multinational. Voor kleinere organisaties kan juist een overzichtelijk pakket met personeelsadministratie, verlof, verzuim en documenten voldoende zijn.
Bij een klein team is het bovendien belangrijk om niet meer software te kopen dan nodig. Een pakket met tientallen modules levert weinig voordeel op wanneer je maar vijf daarvan gebruikt. Tegelijk is het verstandig rekening te houden met groei. Wanneer je verwacht binnen een paar jaar flink meer personeel aan te nemen, kan een schaalbaar systeem voorkomen dat je snel opnieuw moet overstappen.
Waar moet je op letten bij het kiezen van HRM-software?
Begin niet bij leveranciers, maar bij de processen die je wilt verbeteren. Breng bijvoorbeeld in kaart hoeveel tijd verlofregistratie kost, waar personeelsgegevens nu worden opgeslagen en welke handelingen HR steeds opnieuw uitvoert.
Maak vervolgens een lijst met noodzakelijke en gewenste functies. Een requirementslijst voor software helpt om onderscheid te maken tussen functies die echt nodig zijn en mogelijkheden die vooral prettig zouden zijn.
Let daarnaast op:
- gebruiksgemak voor HR, managers én medewerkers;
- mogelijkheden voor selfservice;
- rechten en beveiliging;
- koppelingen met salarisadministratie en andere software;
- rapportages;
- mobiele toegang;
- ondersteuning bij implementatie;
- schaalbaarheid;
- mogelijkheden om workflows aan te passen.
Kijk ook naar integraties. Wanneer personeelsgegevens zowel in HRM, salarissoftware als andere bedrijfssystemen worden bijgehouden, wil je voorkomen dat medewerkers dezelfde informatie telkens opnieuw moeten invoeren.
Wat kost HRM-software?
De prijs van HRM-software hangt onder meer af van het aantal medewerkers, de gekozen modules en het prijsmodel van de leverancier. Sommige aanbieders rekenen per medewerker per maand, terwijl andere werken met vaste pakketten of aanvullende kosten voor specifieke modules.
Kijk daarom verder dan alleen de maandelijkse licentie. Implementatie, inrichting, datamigratie, integraties, training en toekomstige uitbreidingen kunnen de totale kosten beïnvloeden. In ons artikel over de kosten van bedrijfssoftware leggen we uit welke kosten je naast de licentieprijs moet meenemen.
Een goedkoop HR-pakket kan uiteindelijk duur worden wanneer belangrijke processen alsnog handmatig blijven. Andersom heeft het weinig zin om voor uitgebreide functionaliteiten te betalen die je organisatie niet gebruikt.
Van personeelsadministratie naar een beter HR-proces
HRM-software wordt vooral waardevol wanneer personeelsadministratie niet langer een verzameling losse taken is. Door dossiers, verlof, verzuim, workflows en andere personeelsgegevens samen te brengen, ontstaat één proces waarin informatie minder vaak handmatig hoeft te worden overgenomen.
Dat betekent niet dat iedere organisatie meteen uitgebreide HR-software nodig heeft. Zolang bestaande processen overzichtelijk blijven en weinig tijd kosten, kan een eenvoudige werkwijze voldoende zijn. Zodra groei, administratie of versnipperde gegevens voor problemen zorgen, wordt een HRM-systeem veel interessanter.
Welke HRM-software past bij jouw organisatie?
Via Compare.software kun je bedrijfssoftware vergelijken op functionaliteiten en kenmerken. Zo kun je gericht zoeken naar een HRM-systeem dat aansluit op je personeelsadministratie, processen en toekomstige groei.