Een organisatie kan tegenwoordig over enorme hoeveelheden data beschikken zonder precies te weten wat er aan de hand is. Verkoopcijfers staan in CRM, financiële gegevens in boekhoudsoftware, voorraad in ERP en marketingresultaten weer ergens anders. Wie vervolgens wil weten waarom de marge daalt of welke productgroep het beste presteert, moet informatie uit verschillende systemen bij elkaar zoeken.
BI-software brengt die gegevens samen en maakt er bruikbare managementinformatie van. In plaats van iedere maand handmatig spreadsheets te combineren, kunnen dashboards en rapportages automatisch worden bijgewerkt. Het doel is daarbij niet om zoveel mogelijk grafieken te maken, maar om sneller te zien wat er gebeurt, waarom dat gebeurt en waar actie nodig is.
In het kort
- BI staat voor Business Intelligence.
- BI-software verzamelt en combineert data uit verschillende bedrijfssystemen.
- De software zet ruwe data om in dashboards, KPI’s, rapportages en analyses.
- Een BI-dashboard kan bijvoorbeeld omzet, kosten, voorraad en klantdata naast elkaar tonen.
- Goede BI begint bij betrouwbare data en duidelijke definities van KPI’s.
- Realtime data is vooral nuttig wanneer beslissingen snel genomen moeten worden.
- BI wordt interessant zodra rapportages veel handmatig werk kosten of data verspreid staat over meerdere systemen.
Wat is BI?
De BI-betekenis is Business Intelligence. Daarmee worden technieken en software bedoeld waarmee organisaties bedrijfsgegevens verzamelen, combineren, analyseren en presenteren. Het uiteindelijke doel is betere informatie beschikbaar maken voor beslissingen.
Een BI-systeem haalt daarvoor gegevens uit verschillende bronnen. Denk aan ERP, CRM, financiële software, een webshop of spreadsheets. Die data wordt vervolgens verwerkt tot bijvoorbeeld rapportages, trends, waarschuwingen en dashboards.
Business Intelligence is daarmee breder dan alleen rapporteren wat er vorige maand is gebeurd. Goede BI helpt ook om verbanden te vinden en prestaties te vergelijken. Waarom stijgt de omzet terwijl de marge daalt? Welke regio loopt achter? Welke producten blijven langer op voorraad liggen? Juist zulke vragen maken ruwe bedrijfsdata bruikbaar.
Hoe werkt BI-software?
BI begint meestal bij het verzamelen van gegevens. De software maakt verbinding met één of meerdere databronnen en haalt daar relevante informatie uit. Dat kan automatisch gebeuren via integraties, waardoor cijfers niet iedere keer handmatig hoeven te worden geëxporteerd.
Vervolgens moet de data worden voorbereid. Verschillende systemen gebruiken namelijk niet altijd dezelfde definities of structuren. Een klant kan in CRM bijvoorbeeld onder een andere naam of identificatie staan dan in financiële software. BI-software helpt om die gegevens te combineren en geschikt te maken voor analyse.
Daarna volgt de zichtbare kant van Business Intelligence: dashboards, KPI’s, rapportages en analyses. Gebruikers kunnen daarmee bijvoorbeeld prestaties per maand vergelijken, filteren op vestiging of productgroep en verder doorklikken wanneer een afwijking opvalt.
Je kunt het proces grofweg zo zien:
.png)
Daarmee zit de waarde van BI niet alleen in het dashboard aan het einde. De kwaliteit van iedere stap daarvoor bepaalt hoe betrouwbaar de uiteindelijke informatie is.
Van losse data naar bruikbare informatie
Stel dat een bedrijf wil weten welke producten het meeste opleveren. Alleen kijken naar verkoopomzet geeft geen volledig antwoord. Daarvoor heb je mogelijk ook inkoopprijzen, logistieke kosten, retouren en kortingen nodig.
Die gegevens kunnen verspreid staan over verschillende systemen. Met Business Intelligence software kunnen ze worden gecombineerd zodat bijvoorbeeld de marge per productgroep zichtbaar wordt. Een manager hoeft dan niet iedere maand exports uit drie systemen naast elkaar te leggen.
Dat is ook het verschil tussen simpelweg veel data hebben en daadwerkelijk datagedreven werken. Bedrijfsdata analyseren wordt pas waardevol wanneer dezelfde informatie consequent wordt gebruikt om vragen te beantwoorden en beslissingen te ondersteunen.
Wat kun je met een BI-dashboard?
Een BI-dashboard brengt belangrijke informatie visueel bij elkaar. Dat kan een algemeen managementdashboard zijn, maar ook een dashboard voor één afdeling of proces.
Sales kan bijvoorbeeld kijken naar omzet, openstaande verkoopkansen en conversie. Finance volgt kosten en marge, terwijl operations juist voorraadniveaus, doorlooptijden of leverprestaties wil zien.
Een KPI-dashboard richt zich specifiek op kritieke prestatie-indicatoren. In plaats van tientallen losse cijfers krijgt een gebruiker een beperkte set indicatoren waarmee snel zichtbaar wordt of prestaties binnen de gewenste grenzen blijven.
Voorbeelden van KPI’s zijn:
- omzet en omzetgroei;
- brutomarge;
- kosten per afdeling;
- voorraadwaarde;
- leverbetrouwbaarheid;
- gemiddelde orderwaarde;
- klantretentie;
- conversiepercentage;
- aantal nieuwe klanten;
- ziekteverzuim.
Welke KPI’s nuttig zijn, hangt volledig af van de organisatie. Een dashboard met twintig indrukwekkende grafieken heeft weinig waarde wanneer niemand weet welke beslissing eraan gekoppeld is.
Managementinformatie hoeft niet voor iedereen hetzelfde te zijn
Een directie wil meestal andere managementinformatie zien dan een teamleider. Het management kan vooral geïnteresseerd zijn in omzet, marge en prognoses, terwijl een operationeel manager wil weten welke orders vandaag vertraging dreigen op te lopen.
BI-software maakt het mogelijk om verschillende dashboards vanuit dezelfde onderliggende data op te bouwen. Daardoor werkt niet iedere afdeling met een eigen spreadsheet en eigen versie van de cijfers.
Dat voorkomt ook discussies over welke rapportage klopt. Wanneer omzet, kosten en andere KPI’s centraal worden gedefinieerd, kijken verschillende afdelingen naar dezelfde uitgangspunten.
Welke gegevens kun je analyseren?
Welke informatie je met BI kunt gebruiken hangt vooral af van de systemen die je kunt koppelen. Een BI-oplossing kan gegevens uit vrijwel ieder bedrijfsproces combineren.
Denk bijvoorbeeld aan:
- omzet uit verkoopsoftware;
- klantdata uit CRM;
- financiële gegevens uit boekhouding of ERP;
- voorraad en logistieke informatie;
- website- en marketingdata;
- productiegegevens;
- HR-gegevens;
- gegevens uit spreadsheets of databases.
Juist combinaties maken data-analyse interessant. Alleen weten hoeveel producten zijn verkocht zegt iets over sales. Door dezelfde informatie te combineren met marge, voorraad en retouren ontstaat een veel completer beeld.
Daarmee kan BI ook afdelingen met elkaar verbinden. Een plotselinge omzetdaling hoeft bijvoorbeeld geen salesprobleem te zijn wanneer tegelijkertijd blijkt dat bepaalde producten nauwelijks op voorraad waren.
BI, rapportages en data-analyse: wat is het verschil?
Rapportage software richt zich meestal op het presenteren van vooraf bepaalde informatie. Je krijgt bijvoorbeeld iedere maand dezelfde omzetrapportage of een overzicht van openstaande facturen.
BI gaat vaak een stap verder. Gebruikers kunnen informatie combineren, filteren en onderzoeken. Vanuit een totaaloverzicht kun je bijvoorbeeld doorklikken naar één regio, daarna naar een specifieke productgroep en uiteindelijk naar individuele transacties.
Data-analyse software is een bredere categorie. Daaronder kunnen ook gespecialiseerde oplossingen vallen voor statistische analyses, data science of voorspellende modellen. BI richt zich vooral op het toegankelijk maken van bedrijfsinformatie voor medewerkers en managers die dagelijks beslissingen moeten nemen.
Een dashboard is dus niet automatisch Business Intelligence. Het wordt vooral BI wanneer betrouwbare gegevens uit verschillende bronnen worden omgezet in informatie waarmee je daadwerkelijk kunt analyseren en sturen.
Wat betekent realtime data binnen BI?
Niet ieder dashboard hoeft iedere seconde te worden bijgewerkt. Voor financiële maandrapportages is een dagelijkse of zelfs maandelijkse update soms voldoende. In andere processen kan realtime data juist veel waarde toevoegen.
Een logistiek bedrijf wil bijvoorbeeld direct zien dat leveringen vertraging oplopen. Een webshop kan actuele omzet en voorraad willen volgen en een productiebedrijf kan snel willen reageren wanneer prestaties op de productievloer afwijken.
Realtime BI is wel complexer. Data moet sneller uit bronsystemen worden verwerkt en gebruikers moeten weten welke cijfers daadwerkelijk realtime zijn. Kies deze functionaliteit daarom omdat een proces snelle beslissingen vereist, niet alleen omdat een live dashboard aantrekkelijk klinkt.
Wanneer heb je BI-software nodig?
Een organisatie hoeft niet direct een uitgebreid BI-platform aan te schaffen zodra er enkele rapportages nodig zijn. Een spreadsheet kan voor eenvoudige analyses prima werken. De problemen ontstaan vooral wanneer hoeveelheid data, bronnen en gebruikers groeien.
BI-software wordt bijvoorbeeld interessant wanneer:
- rapportages iedere week of maand handmatig worden samengesteld;
- gegevens uit meerdere systemen gecombineerd moeten worden;
- afdelingen verschillende versies van dezelfde KPI gebruiken;
- managers moeilijk actuele informatie kunnen vinden;
- spreadsheets steeds groter en foutgevoeliger worden;
- dashboards voor verschillende teams nodig zijn;
- historische ontwikkelingen moeilijk te analyseren zijn;
- managementbeslissingen vaak op gevoel worden genomen;
- realtime inzicht nodig wordt;
- medewerkers veel tijd kwijt zijn aan data verzamelen in plaats van analyseren.
Het aantal medewerkers zegt daarbij weinig. Een relatief klein bedrijf met veel verschillende databronnen kan eerder behoefte hebben aan BI dan een grotere organisatie met eenvoudige processen.
Wat zijn de voordelen van Business Intelligence?
Het belangrijkste voordeel van BI is niet dat informatie er mooier uitziet. De winst zit vooral in het verminderen van handmatig rapportagewerk en het sneller beschikbaar maken van consistente informatie.
Een goed ingericht BI-systeem kan zorgen voor:
- minder handmatige rapportages;
- één definitie van belangrijke KPI’s;
- sneller inzicht in afwijkingen;
- betere vergelijking tussen perioden en onderdelen;
- meer actuele managementinformatie;
- eenvoudiger bedrijfsdata analyseren;
- minder afhankelijkheid van losse spreadsheets;
- betere onderbouwing van beslissingen.
BI kan daarmee helpen bij datagedreven werken, maar software alleen maakt een organisatie nog niet datagedreven. Medewerkers moeten de informatie begrijpen en gebruiken, terwijl management duidelijke afspraken moet maken over welke KPI’s belangrijk zijn.
Datakwaliteit bepaalt hoeveel je aan BI hebt
Een professioneel dashboard kan heel overtuigend ogen terwijl de onderliggende gegevens niet kloppen. Business Intelligence maakt slechte data niet automatisch beter.
Staat een order dubbel in het bronsysteem, worden klantcategorieën verschillend gebruikt of is voorraad niet correct geregistreerd, dan komen zulke problemen ook in BI terecht. Het bekende principe garbage in, garbage out blijft dus gelden.
Breng daarom bij een BI-project niet alleen dashboards en rapportagewensen in kaart. Kijk ook naar waar gegevens vandaan komen, wie verantwoordelijk is voor de kwaliteit en welke definities binnen de organisatie worden gebruikt.
Waar moet je op letten bij het kiezen van BI-software?
Begin bij de vragen waarop je antwoord wilt krijgen. “We willen dashboards” is nog geen goede requirement. “We willen dagelijks marge per productgroep kunnen vergelijken met dezelfde periode vorig jaar” is veel concreter.
Leg zulke wensen vast in een requirementslijst voor software en bepaal welke functies noodzakelijk zijn.
Let bij BI-software onder andere op:
- koppelingen met bestaande software;
- ondersteunde databronnen;
- mogelijkheden voor dashboards;
- rapportages en exports;
- KPI’s en waarschuwingen;
- filters en drill-downmogelijkheden;
- realtime verwerking;
- automatische updates;
- mobiele toegang;
- gebruikersrechten;
- mogelijkheden voor selfservice BI;
- schaalbaarheid;
- gebruiksgemak voor niet-technische gebruikers.
Kijk daarnaast naar de inrichting. Sommige oplossingen zijn relatief snel te gebruiken, terwijl andere BI-platforms eerst een uitgebreid datamodel en specialistische implementatie nodig hebben.
Wat kost BI-software?
De kosten hangen af van het aantal gebruikers, databronnen, hoeveelheid data en de manier waarop de software wordt ingericht. Ook het licentiemodel verschilt per leverancier.
De licentie is bovendien maar een deel van de investering. Denk ook aan implementatie, koppelingen, het opzetten van dashboards, datamigratie, training en eventueel externe BI-specialisten. In ons artikel over de werkelijke kosten van bedrijfssoftware lees je welke kosten je tijdens een softwareselectie mee moet nemen.
Vooral bij BI is het verstandig om vooraf te bepalen hoeveel maatwerk echt nodig is. Een geavanceerd platform heeft weinig voordeel wanneer gebruikers uiteindelijk maar vijf standaardrapportages bekijken.
Van dashboard naar betere beslissingen
Business Intelligence begint bij data, maar eindigt niet bij een grafiek. Een goed BI-systeem maakt zichtbaar wat er binnen een organisatie gebeurt en helpt gebruikers om sneller te herkennen waar aandacht nodig is.
Daarvoor moeten databronnen betrouwbaar zijn, KPI’s duidelijk zijn afgesproken en dashboards aansluiten op echte beslissingen. Pas dan verandert een verzameling bedrijfsdata in bruikbare informatie.
BI-software wordt vooral interessant wanneer het verzamelen van cijfers meer tijd kost dan het analyseren ervan. Door gegevens automatisch samen te brengen, kunnen medewerkers minder tijd besteden aan spreadsheets en meer tijd aan de vraag die uiteindelijk telt: wat gaan we op basis van deze informatie doen?
Welke BI-software past bij jouw organisatie?
Via Compare.software kun je bedrijfssoftware vergelijken op functionaliteiten, integraties en andere kenmerken. Zo kun je gericht zoeken naar een BI-systeem dat aansluit op jouw databronnen, dashboards en informatiebehoefte.