Een medewerker neemt gegevens uit een factuur over, een accountmanager werkt zijn gespreksnotities bij en een planner probeert de vraag voor volgende maand in te schatten. Het zijn verschillende werkzaamheden, maar ze vragen allemaal om het verwerken van informatie. Wanneer dat veel handmatig werk oplevert, kan ondersteuning door kunstmatige intelligentie interessant worden.
AI in bedrijfssoftware kan helpen om documenten te verwerken, informatie terug te vinden en voorstellen te maken op basis van beschikbare gegevens. Welke functies nuttig zijn, hangt af van de werkzaamheden die je wilt verbeteren. Een financiële afdeling heeft andere ondersteuning nodig dan een klantenserviceteam of productieplanner. In dit artikel lees je hoe verschillende toepassingen werken en wanneer ze iets kunnen toevoegen aan jouw organisatie.
In het kort
AI staat voor Artificial Intelligence, oftewel kunstmatige intelligentie. Binnen bedrijfssoftware kan AI ondersteuning bieden bij het herkennen, verwerken en gebruiken van informatie.
Praktische toepassingen zijn bijvoorbeeld:
- Documentverwerking: gegevens uit facturen, formulieren en andere documenten halen.
- Klantcontact: gesprekken samenvatten en vervolgacties voorbereiden.
- Klantenservice: berichten indelen en antwoordvoorstellen opstellen.
- Analyse: afwijkingen signaleren en bedrijfsgegevens toegankelijker maken.
- Planning: verwachte vraag of voorraadbehoefte inschatten.
- Kennis zoeken: informatie uit interne documenten terugvinden.
Niet ieder pakket ondersteunt deze functies en de mogelijkheden verschillen per leverancier. Ook betekent een beschikbare AI-functie niet automatisch dat het volledige proces zelfstandig wordt uitgevoerd.
Wat is AI in bedrijfssoftware?
AI in bedrijfssoftware is een verzamelnaam voor functies die bijvoorbeeld taal verwerken, patronen herkennen of voorspellingen maken. Sommige toepassingen schrijven een concepttekst, terwijl andere verkoopgegevens onderzoeken of informatie uit een document herkennen.
Binnen Customer Relationship Management (CRM) kan AI helpen bij klantvragen en gespreksverslagen. Binnen Enterprise Resource Planning (ERP) kan de ondersteuning betrekking hebben op facturen, inkoop en voorraad. AI vult daarbij de bestaande functies van het systeem aan.
Je hoeft hiervoor niet altijd afzonderlijke AI-software aan te schaffen. De ondersteuning kan onderdeel zijn van je huidige pakket, beschikbaar komen via een aanvullende module of worden toegevoegd via een koppeling. Die inrichting bepaalt mede hoe medewerkers de uitkomsten kunnen gebruiken.
Hoe werkt AI binnen een bedrijfsproces?
Stel dat een groothandel een e-mail ontvangt waarin een klant vraagt om een eerdere bestelling opnieuw te leveren, maar met andere aantallen. Een medewerker moet de klant herkennen, de oude bestelling opzoeken en bepalen welke gegevens zijn gewijzigd. Daarna volgt de controle van prijzen, voorraad en leverafspraken.
Afhankelijk van de software en koppelingen kan het proces met AI-ondersteuning zo verlopen:
- Het bericht interpreteren: herkennen welke bestelling en wijzigingen de klant bedoelt.
- Informatie ophalen: de eerdere order en klantgegevens erbij zoeken.
- Een voorstel maken: artikelen en aantallen klaarzetten voor een conceptorder.
- Controle ondersteunen: ontbrekende of onduidelijke gegevens zichtbaar maken.
- Verwerking voorbereiden: het gecontroleerde voorstel aanbieden voor verdere afhandeling.
De ondersteuning zit hier vooral in het lees- en zoekwerk. Voorraadcontrole, goedkeuring en facturatie blijven onderdeel van de bestaande bedrijfsvoering. Een ERP-systeem verbindt deze bedrijfsprocessen, zodat de vastgelegde orderinformatie ook door andere afdelingen kan worden gebruikt.
Welke AI-functies zijn nuttig in de praktijk?
Welke toepassing het meeste oplevert, verschilt per organisatie. Bij veel inkomende documenten ligt verwerking voor de hand, terwijl een serviceafdeling meer behoefte kan hebben aan ondersteuning bij klantvragen. Hieronder staan zes toepassingen die op verschillende plekken in de bedrijfsvoering kunnen helpen.
1. Facturen en documenten verwerken
Bij een binnengekomen factuur controleert de administratie onder meer de leverancier, het factuurnummer en de bedragen. AI kan deze gegevens herkennen en klaarzetten voor verwerking. Dat kan overtypen verminderen, vooral wanneer documenten in verschillende indelingen binnenkomen.
Bij automatische factuurverwerking kunnen vaste controles vervolgens bedragen vergelijken met een inkooporder of goederenontvangst. Afwijkingen worden aangeboden aan een medewerker. Ook opslag en goedkeuring moeten aansluiten: een Document Management Systeem (DMS) kan helpen om de documenten en bijbehorende stappen te beheren.
2. Klantgesprekken samenvatten
Na een gesprek moet een accountmanager vastleggen wat is besproken. AI in CRM kan op basis van beschikbare gespreksinformatie een conceptverslag opstellen, met bijvoorbeeld de klantvraag, besproken producten en afgesproken vervolgstappen.
Wanneer het verslag bij de juiste relatie in het CRM-systeem wordt opgeslagen, kunnen collega’s het contact makkelijker overnemen. Controle blijft nodig: interesse in een product is iets anders dan toestemming om een bestelling te plaatsen. De medewerker moet zulke verschillen eenvoudig kunnen aanpassen.
3. Klantvragen indelen en antwoorden voorbereiden
Een klantenservice ontvangt vragen over bestellingen, facturen, retouren en technische problemen. AI kan het onderwerp herkennen en helpen om berichten naar de juiste afdeling te sturen. Daarnaast kan de software een antwoordvoorstel maken op basis van beschikbare instructies.
Bij een retourvraag kan een algemene procedure voldoende zijn. Voor een vraag over een specifieke levering zijn actuele ordergegevens nodig. AI voor klantenservice wordt vooral bruikbaar wanneer medewerkers minder hoeven te zoeken en onduidelijke situaties kunnen overnemen voordat een verkeerd antwoord wordt verstuurd.
4. Bedrijfsgegevens analyseren
AI kan helpen om afwijkingen in bedrijfsgegevens te signaleren of analyses samen te vatten. Denk aan oplopende kosten bij een productgroep of veranderend bestelgedrag. Binnen Business Intelligence (BI)-software kan dergelijke ondersteuning aansluiten op bestaande rapportages en dashboards.
De gebruikte definities moeten duidelijk blijven. Een lagere omzet kan samenhangen met minder verkopen, maar ook met kortingen of retouren. Een voorgestelde verklaring moet daarom te controleren zijn aan de hand van de onderliggende cijfers. AI ondersteunt het onderzoek; de uitkomst vraagt nog steeds om beoordeling.
5. Vraag en voorraadbehoefte voorspellen
Een inkoper wil voldoende voorraad beschikbaar houden zonder onnodig veel artikelen op te slaan. Voorspellende AI kan historische verkopen en andere beschikbare gegevens gebruiken om de verwachte vraag in te schatten. Een planner kan die verwachting meenemen bij bestel- en productiebeslissingen.
Bij productie kan zo’n voorspelling input leveren voor Material Requirements Planning (MRP). MRP berekent vervolgens de materiaalbehoefte op basis van onder meer productieplannen, stuklijsten en voorraad. De planner moet wel rekening houden met omstandigheden zoals acties, nieuwe klanten en eerdere voorraadtekorten, die historische verkopen kunnen vertekenen.
6. Interne informatie terugvinden
Medewerkers zoeken regelmatig naar werkinstructies, productinformatie of afspraken. Een AI-zoekfunctie kan vragen beantwoorden op basis van interne documenten. Bijvoorbeeld welke controles nodig zijn voordat een bepaald product wordt verzonden.
Dat werkt vooral prettig wanneer het antwoord verwijst naar het oorspronkelijke document. De medewerker kan dan controleren welke instructie is gebruikt. Actuele versies en passende toegangsrechten blijven noodzakelijk: een vlot antwoord op basis van verouderde informatie helpt de uitvoering niet verder.
Wat is het verschil tussen AI en gewone automatisering?
Gewone automatisering voert vooraf ingestelde regels en stappen uit. Een melding bij een lage voorraad of een goedkeuringsverzoek boven een bepaald bedrag kan zonder AI werken. De organisatie bepaalt de voorwaarden en de software volgt deze.
AI kan ondersteuning bieden wanneer informatie eerst moet worden geïnterpreteerd of wanneer patronen uit gegevens worden gebruikt. Een klantbericht indelen op onderwerp vraagt bijvoorbeeld om een andere verwerking dan een order doorsturen zodra deze is goedgekeurd.
Wie bedrijfsprocessen wil automatiseren, kan beide combineren. AI herkent gegevens uit een document, waarna vaste controles en goedkeuringsstappen de verdere verwerking regelen. Voor overzichtelijke processen met duidelijke regels kan gewone automatisering al voldoende zijn.
Waarom zijn gegevens en koppelingen belangrijk?
Een AI-functie kan alleen rekening houden met informatie die beschikbaar is. Een assistent die klantvragen beantwoordt, heeft weinig aan verouderde orderstatussen. Een voorraadvoorspelling wordt lastig te beoordelen wanneer verkopen of voorraadtekorten niet goed zijn geregistreerd.
Vooral processen die meerdere systemen raken, vragen om duidelijke gegevensuitwisseling. Bij logistieke software kunnen orderinformatie, magazijnstatus en transportgegevens bijvoorbeeld in verschillende pakketten staan. Een antwoord over een levering vraagt dan om samenhang tussen die bronnen.
Belangrijke voorwaarden zijn:
- actuele en voldoende complete gegevens;
- vaste definities voor artikelen, klanten en rapportages;
- duidelijke afspraken over welk systeem gegevens beheert;
- passende toegangsrechten;
- werkende koppelingen en herkenbare meldingen bij fouten;
- inzicht in de informatie waarop een voorstel is gebaseerd.
Wanneer is AI interessant voor jouw bedrijf?
AI voor bedrijven wordt vooral interessant wanneer medewerkers regelmatig vergelijkbare informatie moeten verwerken, terwijl de inhoud steeds varieert. Denk aan veel klantberichten, uiteenlopende facturen of een grote verzameling interne documentatie. Een terugkerende taak maakt het ook makkelijker om te beoordelen of ondersteuning daadwerkelijk tijd bespaart.
Omvang alleen is daarbij niet doorslaggevend. Een klein bedrijf kan dagelijks veel documenten verwerken, terwijl een grotere organisatie een bepaald proces al efficiënt heeft ingericht. Kijk daarom naar de hoeveelheid werk, de complexiteit en de tijd die nodig blijft voor controle.
Als een taak weinig voorkomt of eenvoudig met vaste regels kan worden opgelost, is een uitgebreide AI-toepassing mogelijk minder zinvol. Ook het verbeteren van bestaande registraties of koppelingen kan eerst meer opleveren.
Wat komt er kijken bij een AI-implementatie?
Een AI-implementatie begint bij het kiezen van een afgebakende toepassing. Leg vast welke taak ondersteuning krijgt, welke gegevens nodig zijn en wie de uitkomst beoordeelt. Zo wordt duidelijk wat er moet veranderen in de dagelijkse werkwijze.
Een praktische aanpak bestaat uit:
- De huidige situatie meten: hoeveel tijd kost de taak en welke fouten komen voor?
- Gegevens en toegang voorbereiden: welke informatie mag de functie gebruiken?
- Een beperkte proef uitvoeren: werk met herkenbare situaties en uitzonderingen.
- De uitkomsten beoordelen: meet ook controlewerk, correcties en vervolgacties.
- Werkafspraken vastleggen: bepaal wie verantwoordelijk is en wanneer iemand ingrijpt.
Betrek medewerkers die de taak dagelijks uitvoeren. Zij merken of een voorstel bruikbaar is en of de functie extra handelingen veroorzaakt. Breder gebruik wordt pas logisch wanneer de toepassing in die praktijk voldoende werkt.
Waar let je op bij bedrijfssoftware met AI kiezen?
Begin bij de werkzaamheden die de software moet ondersteunen. Leg bijvoorbeeld in een requirementslijst vast welke gegevens uit een factuur moeten worden herkend of welke informatie een gespreksverslag moet bevatten. Daarmee worden verschillende oplossingen beter vergelijkbaar.
Let naast de functionaliteit op koppelingen, controle en kosten. Is de toepassing standaard inbegrepen of is een aanvullende module nodig? Wordt gebruik per medewerker, document of aanvraag berekend? Ook inrichting, training en beheer horen bij de totale kosten van bedrijfssoftware.
Wil je bedrijfssoftware vinden die jouw administratie, klantcontact of planning beter ondersteunt? Vul je wensen in en start met software vergelijken