Voor veel organisaties groeit de hoeveelheid documenten snel. Contracten, facturen, rapporten en interne documenten worden dagelijks aangemaakt, gedeeld en opgeslagen. Wanneer deze informatie verspreid staat over verschillende systemen, mappen of e-mails, kan het lastig zijn om documenten snel terug te vinden.
Daarom kiezen steeds meer organisaties voor een Document Managament Systeem (DMS). Met een DMS kunnen documenten centraal worden opgeslagen en beter worden beheerd. De implementatie van zo’n systeem vraagt echter om een duidelijke aanpak. In dit artikel bespreken we zes stappen die organisaties helpen bij het implementeren van een DMS.
Wat is een DMS?
Een Document Management Systeem is software waarmee organisaties documenten digitaal kunnen opslaan, beheren en terugvinden. In het systeem kunnen bijvoorbeeld contracten, facturen, rapporten en andere bedrijfsdocumenten centraal worden opgeslagen. Hierdoor hoeven medewerkers niet meer in verschillende systemen of mappen te zoeken naar informatie.
Veel DMS-systemen bieden daarnaast functies zoals versiebeheer, toegangsrechten en geavanceerde zoekmogelijkheden. Daardoor kan een organisatie documenten beter structureren en controleren wie toegang heeft tot bepaalde bestanden. Dit helpt om documentbeheer overzichtelijker en efficiënter te maken.
Stap 1: documentstromen analyseren
Een implementatie van een DMS begint vaak met het analyseren van bestaande documentstromen. Organisaties kijken bijvoorbeeld waar documenten worden opgeslagen, hoe ze worden gedeeld en welke processen daarbij betrokken zijn. Denk bijvoorbeeld aan contractbeheer, factuurverwerking en interne rapportages.
Door deze processen in kaart te brengen, wordt duidelijk waar knelpunten zitten. Documenten kunnen verspreid staan over verschillende systemen of handmatig worden opgeslagen. Door dit vooraf te analyseren, kan het DMS beter worden ingericht.
Stap 2: doelen en eisen bepalen
Na de analyse bepalen organisaties welke doelen ze met het DMS willen bereiken. Vaak gaat het bijvoorbeeld om beter documentbeheer, snellere toegang tot informatie of het digitaliseren van papieren documenten.
Ook worden functionele eisen opgesteld voor het systeem. Denk bijvoorbeeld aan functies zoals:
- versiebeheer van documenten
- zoekfuncties en metadata
- toegangsrechten voor gebruikers
- integraties met andere software
Door deze eisen vooraf duidelijk te maken, wordt het eenvoudiger om een geschikt systeem te selecteren.
Stap 3: het juiste DMS kiezen
De keuze voor een Document Management Systeem is een belangrijke stap in het implementatieproces. Het systeem moet aansluiten bij de behoeften van de organisatie en ondersteuning bieden voor documentbeheer en samenwerking.
Organisaties kijken hierbij vaak naar verschillende factoren. Bijvoorbeeld gebruiksvriendelijkheid, integraties met bestaande software en de mogelijkheid om het systeem uit te breiden. Een goed gekozen DMS kan helpen om documentprocessen efficiënter te organiseren.
Stap 4: inrichting van het systeem
Wanneer het Document Management Systeem is gekozen, begint de fase waarin het systeem wordt ingericht. In deze fase wordt bepaald hoe documenten worden opgeslagen, georganiseerd en teruggevonden binnen het DMS. Organisaties bepalen bijvoorbeeld welke mappenstructuren worden gebruikt en hoe documenten worden gecategoriseerd.
Daarnaast worden instellingen zoals toegangsrechten en documenteigenschappen vastgelegd. Hierdoor kunnen organisaties bijvoorbeeld bepalen welke medewerkers toegang hebben tot bepaalde documenten en welke informatie zichtbaar is. Een goede inrichting helpt om documenten later sneller terug te vinden en efficiënter te beheren.
Stap 5: documenten migreren
Bij de implementatie van een DMS moeten bestaande documenten worden overgezet naar het nieuwe systeem. Dit kunnen digitale bestanden zijn die al in andere systemen staan, maar ook papieren documenten die eerst moeten worden gedigitaliseerd. Vaak worden documenten afkomstig uit verschillende bronnen samengebracht in het nieuwe systeem.
Tijdens de migratie worden documenten meestal eerst gecontroleerd en gestructureerd. Zo kunnen dubbele bestanden of verouderde documenten worden verwijderd voordat ze worden geïmporteerd. Door deze stap zorgvuldig uit te voeren, blijft het nieuwe DMS overzichtelijk en goed georganiseerd.
Stap 6: training en ingebruikname
Wanneer het systeem is ingericht en alle documenten zijn gemigreerd, kan het DMS, in gebruik worden genomen. Medewerkers moeten leren hoe zij digitale documenten kunnen opslaan, zoeken en beheren binnen het nieuwe systeem. Vaak worden hiervoor trainingen of korte instructies georganiseerd.
Door medewerkers goed te begeleiden bij het gebruik van het systeem, wordt de kans groter dat het DMS effectief wordt gebruikt. In de praktijk kunnen gebruikers na de ingebruikname nog vragen of verbeterpunten hebben. Door deze ervaringen te evalueren, kan het systeem waar nodig verder worden geoptimaliseerd.
Veelgestelde vragen over DMS
Wat is het voordeel van een Document Management Systeem?
Een Document Management Systeem helpt organisaties om documenten centraal op te slaan en sneller terug te vinden. Hierdoor kunnen medewerkers efficiënter werken en blijft informatie beter georganiseerd.
Hoe lang duurt de implementatie van een DMS?
De duur van een implementatie verschilt per organisatie en systeem. Kleinere implementaties kunnen enkele maanden duren, terwijl grotere projecten meer tijd vragen.
Welke documenten kunnen in een DMS worden opgeslagen?
In een DMS kunnen verschillende soorten documenten worden opgeslagen, zoals contracten, facturen, rapporten en e-mails. Het systeem helpt om deze documenten overzichtelijk te beheren.
Wil je meer te weten komen over DMS-software en de mogelijkheden voor organisaties? Lees dan ook een van de artikelen van onze partner ERPoverzicht.